En bref. Ce site ne dépose aucun témoin (cookie), n’utilise aucun outil de mesure d’audience ou de publicité et ne charge aucune ressource de tiers. Nous recueillons seulement ce que vous nous envoyez lorsque vous nous écrivez, et nous ne vendons jamais vos renseignements.
Qui sommes-nous
Aixiom Solutions [FORME JURIDIQUE, NEQ] est une entreprise de développement et d’automatisation établie à Sherbrooke (Québec). Dans cette politique, « nous » désigne Aixiom Solutions.
Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Aixiom est :
Bruno Pouliot, fondateur
Courriel : bruno.pouliot@aixiomsolutions.com
Adresse : [ADRESSE POSTALE]
Écrivez-lui pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels.
Ce que nous recueillons, et pourquoi
| Situation | Renseignements | Pourquoi |
|---|---|---|
| Vous visitez le site | Adresse IP, type de navigateur, pages consultées, date et heure (journaux techniques du serveur) | Faire fonctionner le site et le protéger contre les abus |
| Vous nous écrivez, par le formulaire ou par courriel | Nom, adresse courriel, entreprise (facultatif), contenu de votre message | Vous répondre et préparer une soumission |
| Vous devenez client | Coordonnées, renseignements de facturation, information liée à votre projet | Réaliser le mandat, facturer et respecter nos obligations légales |
Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires à ces fins, directement auprès de vous.
Votre consentement
En nous écrivant, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements pour vous répondre et donner suite à votre demande. Nous ne les utiliserons à aucune autre fin sans vous demander à nouveau votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à notre responsable.
Témoins et technologies de suivi
Ce site n’utilise aucun témoin, aucun pixel de suivi, aucun outil de mesure d’audience et aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’établir votre profil. Les polices de caractères et les images sont hébergées sur notre propre serveur. Si cela devait changer, nous mettrons cette politique à jour et toute technologie de ce type sera désactivée par défaut.
Qui a accès à vos renseignements
Seul le personnel d’Aixiom qui en a besoin pour ses fonctions a accès à vos renseignements. Nous faisons appel à quelques fournisseurs pour exploiter nos services :
- Hostinger, pour l’hébergement du site et de ses journaux techniques;
- Supabase, pour recevoir et conserver les demandes envoyées par le formulaire de contact (serveurs situés au Canada, à Montréal);
- Resend, pour nous transmettre chaque demande par courriel (serveurs situés aux États-Unis);
- [FOURNISSEUR DE COURRIEL], pour notre messagerie.
Ces fournisseurs n’utilisent vos renseignements que pour nous rendre ces services, et nous nous assurons par contrat qu’ils en protègent la confidentialité. Nous ne vendons, ne louons et n’échangeons jamais vos renseignements.
Communication à l’extérieur du Québec
Certains de nos fournisseurs peuvent conserver des renseignements sur des serveurs situés à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis (Resend) [ET, S’IL Y A LIEU, LE PAYS DES SERVEURS DE VOTRE FOURNISSEUR DE COURRIEL]. Avant de confier des renseignements à l’extérieur du Québec, nous évaluons s’ils y bénéficieront d’une protection adéquate, comme l’exige la loi.
Durée de conservation
- Journaux techniques du serveur : [DURÉE, par exemple 30 jours].
- Demandes et échanges avec une personne qui n’est pas devenue cliente : 24 mois après le dernier échange. Les demandes reçues par le formulaire sont supprimées automatiquement après ce délai.
- Dossiers clients : pendant le mandat, puis six ans après la fin de l’année visée, comme l’exigent les lois fiscales.
Au terme de ces délais, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.
Sécurité
Le site est servi en connexion chiffrée (HTTPS). L’accès à nos comptes est protégé par des mots de passe robustes et l’authentification à deux facteurs, et limité aux personnes autorisées. Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons, ainsi que la Commission d’accès à l’information, avec diligence.
Vos droits
Vous pouvez en tout temps :
- savoir quels renseignements nous détenons sur vous et en obtenir une copie;
- faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
- retirer votre consentement;
- recevoir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à une autre organisation;
- demander que nous cessions de diffuser un renseignement vous concernant ou que nous désindexions un hyperlien associé à votre nom, dans les cas prévus par la loi.
Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements.
Pour exercer vos droits, écrivez à notre responsable. Nous pourrions vérifier votre identité avant d’agir. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. La démarche est gratuite, sauf des frais raisonnables de transcription ou de reproduction, dont nous vous informerions à l’avance.
Plaintes
Si vous êtes insatisfait de la façon dont nous traitons vos renseignements, écrivez d’abord à notre responsable : nous traiterons votre plainte dans un délai de 30 jours. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec : cai.gouv.qc.ca.
Renseignements confiés par nos clients
Lorsque nous développons ou automatisons des outils pour un client, nous pouvons avoir accès à des renseignements personnels que ce client détient. Nous agissons alors pour son compte, selon les conditions de notre contrat, et utilisons ces renseignements uniquement pour réaliser le mandat. Pour toute question à leur sujet, adressez-vous à l’entreprise concernée.
Notre gouvernance
Pour encadrer la protection des renseignements personnels, Aixiom :
- a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent plus haut;
- limite l’accès aux renseignements aux personnes qui en ont besoin;
- réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant tout projet de système d’information ou toute communication de renseignements à l’extérieur du Québec;
- tient un registre des incidents de confidentialité et applique une procédure de gestion des incidents;
- détruit ou anonymise les renseignements au terme des délais de conservation;
- révise cette politique au moins une fois par année.
Modifications
Nous publierons toute modification sur cette page, avec sa date de mise à jour. Si une modification touche la façon dont nous utilisons vos renseignements, nous vous en informerons avant qu’elle s’applique.